Strādājot ofisā, ir svarīgi zināt, kā iekārtot biroju ērtā un atbilstošā veidā. It īpaši, ja darba ikdiena ir komunikācija ar klientiem. Tad ir svarīgi ofisa vietu padarīt piemērotu ne tikai darbiniekiem, bet arī klientiem, kas ieradīsies uz vizītēm un konsultācijām.
Šajā rakstā apkopojam ieteikumus, kā iekārtot biroju – tie noderēs nekustamo īpašumu aģentu, advokātu biroju un investīciju baņķieru biroju iekārtošanai.
Klientu pieņemšanas telpa
Pirmā telpa, ko redz klienti, ir pieņemšanas telpa – vēl dēvēta par foajē vai reģistratūru. Tā kā tas ir pirmais iespaids, telpai ir jāizskatās profesionāli un viesmīlīgi reizē. Tajā jābūt ērtai atpūtas zonai, lasāmiem materiāliem, kas saistīti ar nozari (piemēram, brošūras, žurnāli), un draudzīgam reģistratūras darbiniekam.
Labs advokātu birojs būs ar labu pieņemšanas telpu. Tāpēc tās projektēšana ir estētikas un funkcionalitātes līdzsvars. Tai jānodrošina pozitīvs pirmais iespaids, vienlaikus apmierinot viesu un darbinieku praktiskās vajadzības.
Šeit ir daži aspekti, kas jāņem vērā:
- Reģistratūra – galdam jābūt zonas centrālajam punktam. Tam jābūt pietiekami plašam, lai tajā varētu izvietot nepieciešamo aprīkojumu (datorus, tālruņus u. c.), taču arī ne tik lielam, lai tas būtu uzbāzīgs. Apsveriet ergonomisku dizainu, lai nodrošinātu reģistratūras darbinieka komfortu.
- Sēdvietu zona – nodrošiniet ērtu atpūtas zonu ar krēsliem vai dīvāniem viesiem, kamēr viņi gaida. Sēdvietām jābūt ērtām un pietiekami attālinātām, lai nodrošinātu zināmu privātumu. Ērtības labad var pievienot kafijas galdiņus, uz kuriem var novietot nozarei aktuālus žurnālus vai uzņēmuma brošūras, lai viesi varētu tās aplūkot.
- Apgaismojums – izšķiroša nozīme ir labam apgaismojumam. Tam jābūt pietiekami spilgtam, lai radītu patīkamu vidi, bet ne pārāk gaišam. Lai radītu patīkamu atmosfēru, apsveriet iespēju izmantot dabiskās gaismas, virsgaismas apgaismojuma un akcentu gaismu kombināciju.
- Krāsu palete – telpas krāsu paletei ir jāsaskan ar jūsu zīmolu. Neitrālas krāsas parasti ir droša izvēle, taču krāsu toņi var padarīt telpu interesantāku un dzīvīgāku. Izvairieties no pārāk spilgtām vai tumšām krāsām, jo tās attiecīgi var būt nomācošas.
- Norādes – pie ieejas skaidri redzams uzņēmuma logotips un nosaukums. Iespējams, vēlēsieties izvietot arī savu uzņēmuma misijas paziņojumu vai pamatvērtības. Labas norādes arī reģistratūras telpās var palīdzēt apmeklētājiem nokļūt tur, kur viņiem jādodas.
- Tīrība – telpai jābūt nevainojami tīrai. Tas ne tikai uztur profesionālu izskatu, bet arī rada labi vadīta un organizēta uzņēmuma iespaidu.
- Tehnoloģijas – apsveriet iespēju izmantot digitālo reģistrācijas sistēmu vai apmeklētāju vadības sistēmu, lai panāktu elegantu un modernu izskatu. Noderīgs varētu būt arī ekrāns, uz kura tiek rādītas ziņas vai uzņēmuma informācija. Bezmaksas Wi-Fi viesiem ir patīkams papildinājums.
- Augi – zaļums no augiem var uzlabot telpas pievilcību, kā arī uzlabot gaisa kvalitāti. Pārliecinieties, ka augi ir labi kopti – mirstošs augs var radīt sliktu iespaidu.
- Skaņa – reģistratūras telpai jābūt pēc iespējas klusākai. Jebkurai fona mūzikai jābūt klusai un neitrālai, un šai zonai jābūt izolētai no trokšņiem no pārējās biroja telpas.
- Pieejamība – reģistratūras telpai jābūt pieejamai ikvienam, tostarp cilvēkiem ar invaliditāti. Tas var ietvert uzbrauktuves ratiņkrēslu piekļuvei u.c.
Galvenais mērķis ir panākt pieņemšanas telpas galveno nozīmi – likt klientiem justies droši, ērti un patīkami.
Privātais darba kabinets
Advokātiem un juristiem ir nepieciešami arī privāti kabineti konfidenciālām klientu konsultācijām. Šajos birojos jābūt skaņas izolācijai, ērtai sēdvietai, atbilstošam apgaismojumam, rakstāmgaldam un drošai konfidenciālu dokumentu glabāšanai.
Juristiem un advokātiem bieži vien ir nepieciešami privātie biroji vairāku iemeslu dēļ:
- Konfidencialitātei – advokāti regulāri strādā ar sensitīvu un konfidenciālu informāciju,
- Mērķtiecībai – konkrētās profesijas, kas ir advokāti un nekustamo īpašumu aģenti, var prasīt dziļu koncentrēšanos pētniecībai vai juridisko dokumentu rakstīšanai,
- Tikšanās ar klientiem – privāts birojs var kalpot kā ērta, konfidenciāla telpa tikšanās reizēm ar klientiem.
Lai apmierinātu šīs vajadzības, šo profesiju privātajā kabinetā ir jābūt rakstāmgaldam un krēslam. Ergonomisks rakstāmgalds un krēsls ir būtiski komfortam. Turklāt advokāti bieži strādā garas darba stundas, tāpēc nedrīkst apdraudēt viņu ērtības un veselību.
Vēl ir jāparūpējas par klientu sēdvietām. Ērti krēsli, ko klienti var izmantot tikšanās laikā, ir nepieciešamība. Tiem jābūt novietotiem tā, lai advokāts un klients varētu viegli sarunāties aci pret aci.
Datortehnika un nepieciešamie gadžeti ir nākošā lieta. Nepieciešams dators ar piekļuvi tiešsaistes juridiskajām datubāzēm un produktivitātes programmatūrai. Cits tehniskais aprīkojums var ietvert printeri, skeneri, tālruni un videokonferenču iekārtu attālinātām sanāksmēm. Un vēl ņemot vērā juridisko dokumentu sensitīvo raksturu, ir nepieciešama droša glabāšana, piemēram, slēdzami dokumentu skapji.
Un vēl iesakām padomāt arī par apgaismojumu. Labs apgaismojums ir ļoti svarīgs, jo īpaši lasīšanai. Tam jāietver gan gaisvadu apgaismojums, gan darba apgaismojums, piemēram, galda lampa.
Kopumā ir dažādi noteikumi, kas palīdzēs saprast, kā iekārtot biroju gan darbinieku, gan klientu ērtībām.
Mēs ceram, ka šis raksts bija noderīgs!
Ieskatieties vēl citos mūsu rakstos, kas varētu noderēt:
Lai izdodas!
Sveiki,
Man ļoti patīk radīt jaunas lietas, un ja kādam tās var pārdod, tad tas ir ļoti forši. Veidoju mēbeles pēc pasūtījuma, kā arī nogādāju tās līdz pašām mājām.